Business Process Management für eine integrierte Supply-Chain - Prozesse weltweit neu gestalten mit SAP und RBE PPA

IBIS: Herr Fayterna, Sie haben auf der 12. SAP-IBIS-Tagung einen Bericht über das strategische BASF-Projekt „Accelerator“ vorgestellt. Was sind Ziele und Umfang des Projektes?

Peter Fayterna: Heutzutage haben wir oftmals die Situation, dass Geschäftsprozesse für einzelne Regionen, Standorte oder Geschäftseinheiten optimiert wurden. Selbst global einheitliche betriebswirtschaftliche Konzepte wurden in verschiedenen IT-Systemen unterschiedlich realisiert. Mit dem Accelerator-Projekt wollen wir über alle Regionen und Gesellschaften hinweg und für alle Geschäftseinheiten durchgängige, harmonisierte Prozesse definieren und implementieren. Unser Ziel ist dabei, Geschäftsprozesse effizienter und kundenorientierter zu gestalten. Das Projekt identifiziert dazu die besten SAP-Prozesse und standardisiert Prozess-Key- Performance-Indikatoren.

IBIS: Im Rahmen des Projektes haben Sie ein Process Operating Model entwickelt. Worum handelt es sich dabei?

Peter Fayterna: Das Process Operating Model ist ein internes Vorgehensmodell. Das Modell erläutert den komplexen und globalen Ansatz für Design, Auswertung und Steuerung von Geschäftsprozessen in der BASF. Es besteht aus fünf zusammenhängenden Elementen. Im Zentrum steht dabei das Business Process Management, das von einer Prozessbibliothek, dem zweiten Element, gespeist wird. Sie sichert die Verwendung unternehmensweit einheitlicher Prozesse. Damit verbunden ist als drittes Element die Bereitstellung von Prozesswissen für die Mitarbeiter. Ein vierter Baustein ist die Business Process Governance, welche die Einhaltung der Prozesse sicherstellen soll. Das Performance Dashboard gibt eine Übersicht über die Prozesseffizienz und erlaubt die Steuerung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.

IBIS: Was verstehen Sie konkret unter dem Performance Dashboard?

Peter Fayterna: Unser Performance Dashboard misst Leistung und Kosten von Prozessen anhand von Kennzahlen, den so genannten Key Performance Indikatoren. Und das auf unterschiedlichen Ebenen. Für jeden Prozess werden dazu Soll-Werte definiert und diese kontinuierlich überprüft. Darüber hinaus setzt das Dashboard Qualitäts-Indikatoren und betriebswirtschaftliche Kennzahlen in Beziehung, und sichert damit eine hohe Qualität und Effizienz der Prozesse aus beiden Perspektiven ab.

IBIS: Welche Lösung setzen Sie für dieses Performance Dashboard ein?

Peter Fayterna: Wir haben uns für RBE Plus entschieden. Mit der RBE Plus Potenzialanalyse können wir die Qualität der SAP-Systeme analysieren. Die Prozessqualität wird anhand von Qualitätsindikatoren in der RBE Process Pipeline Analyse gemessen. Zusätzlich setzen wir die Ergebnisse zur Unterstützung von Verbesserungsaktivitäten ein. So werden die Process Quality Indicators an unser BPM-Tool Aeneis zur Prozess-Design weitergegeben. Außerdem verwenden wir die RBE Resultate, um unsere Prozessbibliothek anzureichern und somit Stammdaten für die Nutzung von Prozessen zu erhalten.

IBIS: Können Sie uns konkrete Einsatzbeispiele für RBE-Ergebnisse nennen?

Peter Fayterna: Wir konnten zum einen die Nutzung und Standardisierung unseres SAP-Systems untersuchen und verbessern. Wir analysierten insbesondere, wie unser individuelles Customizing und die Ergänzungsentwicklungen verwendet worden sind. Darüber hinaus vergleichen wir mit RBE Plus die verschiedenen SAP-Systeme und vereinfachen sie vor dem anstehenden Releasewechsel. So untersuchen und vergleichen wir beispielsweise mit den Process Quality Indicators der RBE PPA die Geschäftsprozesse nach Varianten in den unterschiedlichen regionalen SAP-Systemen. Wir können so den Grad und die Qualität von automatischen Prozessen jenen von manuellen Prozessen gegenüberstellen und die jeweils beste Prozessabwicklung identifizieren. Außerdem ermöglicht uns die Differenzierung nach Usergruppen, den Erfolg unserer Qualifizierungsprogramme nachzuvollziehen oder die Nachhaltigkeit von Prozessverbesserungen abzusichern. Als Beispiel möchte ich die Verfolgung von Ausnahmen im Prozess der Bestellanforderungen (BANF) nennen. Die Process Pipeline Analyse zeigte uns, dass in einem unserer Werke außergewöhnlich viele offene BANFen gelöscht wurden. So konnten wir ein Problem in unserer Prozessqualität identifizieren und einer Organisation zuordnen.

IBIS: Wie ordnen Sie den Nutzen der RBE-Ergebnisse ein?

Peter Fayterna: Den größten Nutzen konnten wir im Rahmen der Potentialanalyse durch das Entfernen von nicht oder wenig genutzten SAP-Elementen gewinnen. Stammdaten, Customizing, Transaktionen oder Reports, die mithilfe der Potentialanalyse transparent werden, sind außerdem entscheidend für Supportaufwände und eventuelle Probleme im Prozessfluss. Der Nutzen der Process Pipeline Analyse liegt in der Qualitätssicherung und -steigerung des Prozessflusses. Doppelte Arbeit und Prozessbrüche können identifiziert und vermieden werden. Auch der Aufwand für Process Monitoring, d.h. die Einzelverfolgung von Fällen, kann dadurch verringert werden. Ein weiterer Vorteil liegt in einer besseren Nutzung einzelner SAP-Funktionen, z.B. indem gezielt Nachschulungen vorgenommen werden. Rund 100 Prozessexperten der BASF nutzen die Ergebnisse der RBE
Analysen zurzeit mit einem Zeitaufwand von einer Stunde bis fünf Tagen pro Quartal.

IBIS: Warum haben Sie sich letztendlich für die IBIS Produkte entschieden?

Peter Fayterna: Ausschlaggebend waren drei Punkte: Erstens, die vergleichsweise niedrigen Kosten. Zweitens, dass die RBE-Tools nur relevante, bereits aufbereitete Daten extrahieren und verwenden und kein eigenes Data Warehouse benötigen. Und drittens verfügen die RBE-Tools über umfangreichen betriebswirtschaftlichen Content für alle SAP-Prozesse.

IBIS: Welche RBE-Aktivitäten plant BASF im laufenden Jahr?

Peter Fayterna: Wir wollen die RBE Plus Potentialanalyse pro System zweimal pro Jahr durchführen. Die RBE Process Pipeline Analyse werden wir periodisch einsetzen. Wir müssen noch entscheiden, in welcher Frequenz und wer die Empfänger sind. Zusätzlich wollen wir einen Teil der Analyseergebnisse der Process Pipeline Analyse in SAP BW überführen. Die hierfür notwendige Lizenz haben wir bereits erworben.